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| | 加强律师业务档案管理
| 档案是人类活动的真实记录，是人们认识和把握客观规律的重要依据。借助档案，我们能够较好地了解过去，把握现在，预见未来。律师业务档案，是律师进行业务活动的真实记录，反映律师维护国家法律正确实施，维护委托人合法权益的情况，体现律师的基本职能和社会作用。律师事务所业务档案记录了律师事业发展、建设、变化的全过程，是一个律师事务所的历史，是了解律师事业的历史和现状、探索律师事业发展规律的重要依据。
随着经济发展和社会进步，各行各业都对档案工作提出了更高的要求。随着律师队伍日益发展，行业规模不断壮大，北京律师队伍已经发展到1万2千余人，律师事务所发展到近千家，北京律师的比例占全国的10%以上。在律师事务所飞速发展、律师业务不断增加的情况下，对档案工作的要求也在不断提高。面对这种局面，我们应该不断提高对档案工作的认识水平和管理水平，抓好对律师事务所业务档案收集、整理、装订、归档、利用各个环节的工作，加强对业务档案工作全过程的制度化和规范化建设。律师业务档案是国家全部档案的组成部分，只有提高对档案工作重要性、严肃性、必要性的认识，才能提高档案工作的水平；只有提高档案工作水平，才能适应新时期律师行业对档案工作的要求，才能让律师切身感受到档案工作的重要性，才能更大程度的发挥档案工作的作用，实现档案工作的价值。
一、律师事务所档案管理的现状
（一）建立时间较长、规模较大的所，有专职或兼职的档案管理人员，设有专门的档案库房。
这类律师事务所合伙人、律师相对都比较重视档案工作，律师事务所档案管理有序，规章制度健全，案卷收集齐全、完整，装订规范，而且得到较充分的利用，但是为数甚少。
（二）建立时间较短、人员规模较大的律师事务所，设有专门的档案柜，并有兼职人员管理。
这类所对于档案虽然有管理，但是因为档案的管理者本身不是专职人员，或没有这方面的专业知识，处于外行管理的状态，管理不很到位，其数量较大。
（三）建立时间较短、人员规模较小的律师事务所，没有档案管理人员，也没有档案柜，业务档案在律师手中存放，文书、照片、实物等档案也未按照要求收集、装订、归档。
这类所的档案管理基本处于无序状态，其占有一定比例。
二、律师对档案工作认识的现状
（一）合伙人律师或专职律师对档案工作比较重视，管理比较到位。
这些人员在从事律师工作以前，多数为多年在司法机关或国家机关工作，有收集、整理、装订、归档的基础和习惯，了解案卷归档的要求，在办案的同时，就注意对卷宗材料的收集、整理，归档时材料齐全，而且符合规范要求。
（二）律师事务所的合伙人对档案重视不够，管理不力。
律师事务所的合伙人不重视档案工作，出现了管理不力的状况。这是因为，合伙人对档案的重视程度，直接决定着律师事务所档案管理的好坏，如果合伙人不重视档案的管理，认为档案可有可无，甚至认为留存的档案多了需要占地方存放，是所里的经济负担，就不可避免地导致本所的档案工作处于无序状态。
（三）律师更多的看重经济利益，缺乏档案意识。
这类人员虽然多年从事律师工作，但是只注重经济利益和业务工作，意识不到档案工作的长远意义和价值，将档案工作看成是纯事务性工作，不愿多做，甚至认为可有可无。他们不重视对案卷材料的收集和整理，卷宗材料不齐全，案件办理中或办结后，甚至卷宗丢失，出现开庭时无卷宗，庭审时，律师答辩不利的尴尬局面。
（四）新入所的实习律师，不懂得如何完成档案工作。
这类人员没有工作经验，不了解档案工作的对象、内容、程序、方法，加之有的律师事务所既没有具体的要求，又没有专门人员指导，实习律师根本无从知道如何收集、保存卷宗材料、立卷、归档，虽然按照书本的规定、要求装订了卷宗，但是问题还是很多。
三、行业和隶属部门的管理状况
（一）司法部1991年司律通字第153号文件明确规定《律师的业务档案立卷归档办法》和《律师业务档案管理办法》，各个律师事务所按照此规定贯彻执行。但是，在执行过程中，缺乏行业和隶属部门的监督、检查和指导，从管理机构上出现了断层。
（二）行业和隶属部门没有相应的机构指导事务所的档案工作，北京市司法局和律师协会设有多个部门，但是，没有管理、指导事务所档案工作的部门。
本人从事律师事务所工作五年，本行业和隶属部门从未搞过档案工作培训，也未进行过检查、指导，只是在2004年教育整顿时，对律师事务所进行检查验收，将该项工作列入检查验收的内容，由于检查验收的人员是档案工作的外行，对该项工作没能提出问题和要求，事务所在档案管理工作应该说处于自由管理的状况，急需规范管理。
四、律师和行政工作人员的现状
律师是自由执业者，可以在全国各地执业，调出调入比较频繁随意，且稳定性差；行政管理人员是律师事务所聘用的临时工作人员，聘用、解除都比较随意，且稳定性更差。这支不稳定的队伍，如何搞好档案管理和其他行政工作是领导认真思考和研究的课题。
五、律师事务所档案管理工作存在的问题
（一）重诉讼卷宗，轻非诉讼卷宗。
律师代理的刑事、民事、行政等诉讼类案件，在办案过程中，审理的程序、阶段比较明显，大多数卷宗能按要求及时装订、立卷、归档、保管。而对非诉讼类的卷宗管理重视不够，有的没有形成卷宗。
律师事务所刑事、民事诉讼案件的案卷归档比较齐全，而非诉、顾问、仲裁卷宗的归档工作则比较困难。以顾问卷宗为例，有的律师在担任法律顾问期间没有代理案件，对于顾问工作又不做记录。顾问的协议到期后，无法形成顾问卷宗，自然也就无法归档。
（二）重刑事、行政卷宗，轻民事、经济卷宗。
在诉讼类卷宗中，律师对于刑事案件、行政案件的卷宗比较重视，而对民事、经济类卷宗其内容、材料、装订、归档、保管等方面不够完善，究其缘由，主要是由于民事、经济类案卷材料较多，甚至有大量的照片、票据等需要粘贴、整理，比较烦琐，律师有畏难心理，不愿将材料全部归档。
（三）重仲裁卷宗，轻其他非诉讼卷宗。
在非诉类卷宗中，律师办理的合同仲裁及劳动仲裁案件，其卷宗相对比较完整，因为律师必须向相关部门提供证据材料。而对其他非诉类的法律顾问、咨询、代书、见证、出具法律意见书、审查有关法律文书等则不做工作记录，不建立卷宗，或内容不全，或不存原件等。
（四）重案件的办理，轻案卷中材料的收集。
律师在办案过程中，对办案的经过、有关的程序性的材料、证据的交接手续、证据、目录、出庭通知等不注意收集、整理。由于卷宗内材料不齐全，有的出现原始证据存放地点的争议，造成律师和当事人争执不休；有的刑事案件没有会见笔录、庭审笔录、代理词或辩护词，或者只有极其简单的几行笔录；有的没有接待、受理案件笔录。有的案件办结后，当事人不满意，投诉律师代理不尽职责，要求退费。由于律师在办理此案时，各类手续齐全，工作记录完整，当律师将大量的证据摆在当事人目前，以此足以说明工作尽了职责，使当事人心服口服，撤消了投诉。
（五）重业务管理，轻档案管理
律师事务所是以为个人、单位提供法律服务为主要业务的。有一些律师事务所，只重视法律业务，不重视档案管理。律师案件办结后，不及时甚至不归档；有的所无专人管理卷宗、或者兼职人员无力管理，档案的接收不规范，借阅借调不登记，致使卷宗遗失。
律师事务所接收卷宗后，没有按照档案管理的要求建立归档目录、编号、装盒、建立全宗卷，只是堆放在文件柜内或堆放在仓库内，利用时查找困难，容易造成丢失，且不利于保密。
律师事务所大多在比较繁华地段的写字楼内租房办公，房租的费用高，由于受办公环境的限制，如果大量的存放档案，对律师事务所是较大的经济负担。
上述情况，短期内不会影响到律师事务所的法律业务和经济效益，但长远看来，则可能影响当事人权益的实现，影响律师事务所的信誉。
（五）重档案的收集轻档案的开发利用
对于档案管理较好的律师事务所，目前多数还停留在档案已经收集，有人管理，只是律师与当事人产生争议或发生投诉时才调卷使用，没有将档案充分的开发利用。业务档案可以用来总结、分析律师办案的经验，律师业务研讨、编写成功的案例、编写律师事务所的大事记，探索律师事业发展的规律。搞好律师业务档案的开发利用，对于指导律师办案和引导律师事务所向健康方向发展都大有益处。
六、加强律师事务所档案管理工作的建议
在新的历史时期，如何对律师事务所的档案工作进行监督和检查，形成一种良好的档案行政执法监督机制，是律师协会面临的新课题。根据《档案法》及北京市京司发[1998]206号《律师业务档案管理办法》实施细则的相关规定，针对律师事务所目前档案工作状况，如何克服档案管理中存在的问题，使档案得到有效的管理，更好地为企业、为当事人服务，笔者对档案管理提出如下拙见。
（一）加强档案工作重要性宣传，提高律师对档案工作的认识
律师事务所主任、合伙人要明确律师业务档案是本所业务工作的历史纪录，是本所的财富，也是律师业务研讨、查阅类似案件判例的重要依据，是当事人及有关单位借调、借阅的重要材料，更是本所办案质量的体现。通过抓档案的管理，可以从中总结律师办案的经验和发现存在的问题，对于经验在本所推广，对于案卷中发现的问题，进行总结，让律师从中吸取教训，提高客户的满意度，以减少和降低律师事务所的风险。因此，要加强对本所人员的教育，使大家认识到律师业务档案既是自己办案的成绩，也是在与当事人发生纠纷时保护自己的重要证据。必须重视对卷宗的收集、归档和管理，要将律师事务所档案管理列入合伙人的工作议程，建立健全档案管理的规章制度，把档案工作列入律师事务所工作计划和发展规划中。
（二）加强对档案管理人员和律师的培训，普及和提高档案知识、技能
档案工作应从实习律师入门抓起，要提高实习律师的档案意识，在律师事务所内，通过对不同类别人员进行不同层次的培训，提高律师事务所的整体档案工作水平。即：首先对档案管理人员的培训，再由档案管理人员对律师、实习律师和律师助理的培训。让档案的管理者掌握更多的档案知识和技能，为律师工作服务，指导律师把档案工作做得更好，提高律师开展档案工作的主动性和积极性。
（三）加强专职档案人员管理，提高档案工作者素质
本市有近千家律师事务所，至少有过千人在律师事务所从事档案工作。但是，有的人根本没有接触过档案工作；有的人身兼数职的在从事档案工作，只有极少数人专门从事档案工作，但又是非专业人员。其中大多数人还停留在传统的知识与观念上，不能运用现代高新技术工具，缺乏信息开发应用能力和敏锐的信息意识。这一现状也极大地制约了档案工作的创新与发展。因此，档案工作者应通过提高综合素质来适应从工业社会到信息社会的过渡，这是摆在律师事务所的重要工作任务。
（四）强化内部管理，明确岗位责任
律师事务所应明确一名专职或兼职人员负责档案管理，管理人员要认真负责，按照归档要求，认真审查每一本卷宗的内容是否齐全，装订是否规范，填写是否符合要求，只有合格的卷宗才能归档。必须扭转律师只顾经济效益，不重视案卷归档的局面。对于不规范的案卷归档，要追查管理人员的责任，律师事务所对归档的卷宗要不定期的进行检查和抽查，以确保归档卷宗的质量。
（五）建立健全规章制度，档案管理有章可循
1、案卷管理与规章制度相结合
律师事务所应当建立档案管理制度，明确归档的具体时间和标准（制度应包括以下几方面：立卷：材料种类、手续、排序、装订；归档：归档时间、归档要求；编目：分类、排序、索引；借阅：内部借阅、外部借阅、审批手续、借阅期限；利用：利用档案编写大事记、成功案例等等）。
2、案卷管理与财务管理相结合
律师的业务案卷经档案管理人员检查合格后，方可通知财务进行工资结算或结清提留的费用。对卷宗不符合要求，出现遗失等问题的，不能结算遗留的费用。
3、案卷管理与人事管理相结合
律师调出本所，应对档案进行清理，明确未结案件的归档单位，并与调入所形成书面的归档协议（三方协议：律师、调入所和调出所），以免律师转所而造成案卷管理出现漏洞。只有坚持用制度管理，才能保证律师业务卷宗规范完整。
（六）建议律师协会或律所的属管部门，设立档案的管理机构
律师协会或律所的属管部门，应设立档案的管理机构，档案行政管理部门，对律师事务所档案工作进行深入调研，摸清律师事务所档案工作的实际情况，有针对性地给予管理和指导。目前，有的律师事务所已经认识到档案工作的重要性，有的对档案的管理与利用虽然已开始进行，但是仍处于不自觉的状态。律师事务所的属管部门和律师协会应介入律师事务所的档案工作，帮助律师事务所建好管好档案。
（七）严格执行律师事务所档案管理的法规
目前律师业务卷宗管理执行的是司法部、国家档案局司律通字（1991）第153号关于《律师业务档案立卷归档办法》和《律师业务档案管理办法》的规定，律师事务所应严格按照各类业务要求办案、立卷、归档、管理。
（八）稳定行政工作人员的队伍，提高素质
律师行业应强制对有专业的行政工作人员进行培训，以提高工作人员的素质，并且提高待遇，稳定行政工作人员的队伍，保证工作的连续性。
（九）配备必须和必要的设备，实现专业化、网络化管理
要提高档案管理水平，必须保证档案管理工作的经费、设施和设备等必要条件，事务所成立初期设有专门的档案柜存放档案，形成规模的律师事务所建立档案库房，设有专职的档案管理人员，设立专门的计算机，开发专业软件，对于立卷、归档、编目、查询、借阅等工作进行专业化、网络化管理。
（十）建议北京市建立统一管理的档案库房
建议北京市建立统一管理的档案库房，统一存放暂时不使用，并且需要长期保管的律师业务档案，既解决律师事务所办公用房费用成本过高，保管条件不具备的问题，同时，又解决了专业管理人员的问题。
北京市中剑律师事务所 郭秀英
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